Réservations d’hôtels

Toutes les demandes de réservation d’hôtels doivent être adressées à:

International Congresses Management
O.I.C srl
Viale G. Matteotti, 7
50121 Florence, Italy
Telephone +39 055 50351
Fax +39 5053230
booking_soroptimist2017@oic.it

Le Secrétariat organisateur OIC srl a sélectionné un certain nombre d’hôtels à des prix négociés et avec un accès direct au Centre de Congrès.

Si vous êtes contacté par toute autre compagnie ou agence vous offrant un logement à Florence pour cet événement, s’il vous plait, notez bien que ces compagnies ne sont nullement autorisées à représenter Soroptimist International Europe et n’ont pas accès aux paquets de chambres d’hôtel ou aux tarifs négociés officiellement par OIC srl. 

Nous vous recommandons instamment d’être extrêmement prudents lorsque vous communiquez avec ces compagnies non autorisées et nous vous invitons à éviter de leur fournir toute information personnelle au téléphone.

OIC srl a été désigné comme seul agent autorisé pour les réservations d’hôtels à l’occasion du prochain Congrès de Soroptimist International Europe du 14 au 16 juillet 2017.

Les réservations d’hôtels seront confirmées selon le principe “premiers arrivés – premiers servis. Il est recommandé aux participants de réserver leur séjour à l’hôtel le plus tôt possible afin d’avoir le meilleur choix d’hôtels disponibles.

Les prix indiqués par chambre/nuit et leur disponibilité ne sont applicable que pour les réservations avant le 14 mai 2017 au plus tard, après cette date le Secrétariat organisateur OIC ne pourra plus garantir toute réservation même si nous ferons de notre mieux pour satisfaire les demandes selon les disponibilités.

L’acompte exigé pour chaque catégorie d’hôtel est indiqué dans le formulaire de réservation. Le solde de l’hôtel est exigé avant le 14 mai 2017. Pour les demandes de réservation reçues après le 14 mai, le paiement complet sera exigé. 

Les réservations seront confirmées par e-mail seulement après réception du paiement préalable complet; il est recommandé de réserver aussi tôt que possible afin d’éviter des déceptions (les réservations par téléphone ne sont pas acceptées).

Les participants peuvent procéder au moyen du système de réservation en ligne CLIQUEZ ICI ou teléchargez le formulaire d’inscription en format PDF en ligne :

 

Hotel 5***** Occupation simple
Occupation double
distance du/au lieu du congrès et adresse
HOTEL VILLA MEDICI € 270,00 € 300,00 1,1km - Via Il Prato, 42 

 

Hôtel 4**** Occupation simple
Occupation double
distance du/au lieu du congrès et adresse
ASTORIA € 150,00 € 166,00 800 mt - Via del Giglio, 9
GRAND HOTEL BAGLIONI € 160,00 € 180,00 500 mt – Piazza Unità d’Italia 1
EMBASSY € 145,00 € 175,00 850 m - Via Iacopo da Diacceto, 8
LAURUS € 179,00 € 189,00 900 mt - Via Dè Cerretani, 54/r
LONDRA € 150,00 € 160,00 650 mt - Via Iacopo da Diacceto, 16/2

 

Hôtel 3*** Occupation simple
Occupation double
distance du/au lieu du congrès et adresse
CORONA € 120,00 € 140,00 550 mt - Via Nazionale, 14
MACHIAVELLI Palace € 129,00 € 149,00 500 mt - Via Nazionale, 10
ROSSO 23 € 150,00 € 175,00 500 m - Piazza Santa Maria Novella, 23

Les prix indiqués sont en Euro, per chambre et par nuit, petit déjeuner, TVA et service compris.

Une taxe touristique locale sera appliquée par les hôtels en supplément aux coûts des chambres, à payer individuellement au moment de quitter l’hôtel:

  • € 5,00 par personne, par nuit pour des réservations dans des hôtels 5 étoiles
  • € 4,50 par personne, par nuit pour des réservations dans des hôtels 4 étoiles
  • € 3,50 par personne, par night pour des réservations dans des hôtels 3 étoiles
  • € 2,50 par personne, par nuit pour des réservations dans des hôtels 2 étoiles et B&B

Les agences ou compagnies ayant besoin de réservations groupées de plus de 5 chambres suivent une procédure spécifique en prenant contact directement avec le Secrétariat organisateur OIC.

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Paiement et annulations

Conditions de Paiement

Notez s’il vous plait que votre réservation d’hôtel ne peut être enregistrée sans paiement. Vous pouvez payer par carte de crédit ou par virement bancaire (voir détails ci-dessous). Nous encourageons fortement les enregistrements en ligne (paiement par carte de crédit seulement).

Vous avez le choix entre les méthodes de paiement suivantes :

Cartes de crédit Les cartes de crédit suivantes sont acceptées American Express, VISA, MasterCard
Virement bancaire
(non disponible pour les applications en ligne)
Dénomination du compte
Nom de la banque
Adresse de la banque
IBAN
code SWIFT
OIC srl
Cassa di Risparmio di Firenze, Ag. 1
Viale Matteotti 20r, 50132 Florence, Italy
IT39S0616002801000010628C00
CRFiiT3F
Frais Les virements bancaires ne doivent pas comporter de frais pour le destinataire
Iinformation importante Indiquez s’il vous plait votre prénom/ nom et SOROPTIMIST 2017  comme référence sur votre paiement, afin que nous puissions identifier votre confirmation.

Annulations et Remboursements

Tout changement ou annulation des réservations d’hôtels doivent être adressées par écrit à OIC srl soit par fax +39 055 5035230 ou par e-mail à booking_soroptimist2017@oic.it
Pour les réservations d’hôtels individuelles, les montants payés seront remboursés comme suit:

  • Avant le 14 mars 2017: € 25,00 seulement seront retenus pour les frais administratifs.
  • Avant le 14 mai 2017: une nuit d’hébergement sera retenue comme pénalité.
  • Avant le 14 juin 2017: le montant versé sera remboursé avec 70% de déduction comme pénalité.
  • Après le 14 juin 2017: pas de remboursement pour les annulations ou les changements à la dernière minute.  
  • Non-présentations/annulations tardives et départs anticipés: 100% du montant total prévu sera retenu comme pénalité.

Cette politique des annulations ne s’applique qu’aux réservations individuelles. Pour les réservations groupées, une politique différente sera appliquée et sera indiquée dans le contrat de réservation des chambres.

Exclusion de Responsabilité

Si un délégué n’assiste pas au congrès pour quelque raison que ce soit, aucune demande ultérieure de remboursement ou exonération des frais Si n’est possible.

En cas de sérieuses circonstances spéciales ou imprévues ou de circonstances échappant à son contrôle, OIC aura le droit d’annuler ou de modifier les dates de l’événement. Vous n’aurez pas le droit à une indemnisation pour tout coût ou dommage encouru comme conséquence de cette annulation ou de ce changement.

Tous les délégués sont instamment invités à prendre une assurance voyage personnelle.

OIC ne sera pas responsable de tout vol ou dommage à la propriété et/ou aux personnes causés sur place au cours du Congrès, par tout facteur quel qu’il soit, à moins qu’il n’y ait eu une faute, une intention ou une négligence délibérée de la part de OIC.
OIC ne sera pas tenu responsable en cas d’empoisonnement ou d’intoxication alimentaire au cours de l’Événement.